Danışmanlık Süreci

Danışmanlık Hizmeti Nedir? Kapsamı nasıl belirlenir? Danışman Kimdir? Kim Değildir? Danışmanların sahip olduğu bilgiler en verimli nasıl kullanılır? Hangi alanlarda Danışmana ihtiyaç duyulur? Danışmanla çalışma süreci nasıldır? Danışmana ne kadar ücret ödenmelidir? Doğru danışman nasıl seçilir?

Danışmanlık hizmetleri ülkemizde son yıllarda ivmeli bir şekilde artış göstermektedir. Kuruluşlar ve işletmeler markalaşmadan pazarlamaya, insan kaynaklarından muhasebeye kadar birçok konuda alanında uzman danışman firmalardan hizmet alarak sorunlarını çözüme kavuşturma ve ihtiyaçlarını giderme yoluna gitmektedir. Sektör her gün yeni alanları da içine alarak danışmanlık hizmetlerinin kapsamını genişletmekte ve artan talebi yeni danışmanlar yetiştirerek karşılamaya çalışmaktadır. Ancak danışmanlığın tam anlamıyla bir meslek olmaması, danışmanlara herhangi bir izin veya lisans verilmemesi birçok kişinin danışman olmasına sebep olmaktadır. Emekli olan alanında uzman kişiler, çalıştığı yerden o veya bu sebeple ayrılanlar, hâlihazırda çalışırken, bilgi ve becerilerine uygun işlere kalan zamanlarında danışmanlık yapmak isteyenler vb. birçok kişinin kendisini danışman olarak nitelendirmesi ve bu alanda belli konularda danışmanlık yapması durumu bugünlerde çokça rastlanır hale gelmiştir. Özellikle başarısız uygulamaların sayısının artması ise hizmet alan kuruluşların danışmanlara olan güvenini sarsmış, somut fayda üretemeyen bilgi değersiz kılınmıştır. Bu makalenin amacı; özellikle danışmanlık hizmeti alan kuruluşlara danışmanlığın tanımından tutun kimlerin danışmanlık yapabileceği, hangi alanlarda danışmanlık hizmetleri verilebileceği, danışman firma ile nasıl çalışma yapılacağı ve doğru firmayı nasıl seçmemiz gerektiği vb. konular hakkında siz değerli okurlarımızı bilgilendirmektir.

1. DANIŞMANLIK NEDİR? NE DEĞİLDİR?

Özel bir alanda uzmanlaşmış kişi veya kişilerin sahip oldukları bilgi ve becerileri belirli bir zaman zarfında hizmet verdikleri kuruluşa tanımlanmış iş tarifine uygun bir şekilde aktarması işine danışmanlık denir. Burada önemli olan danışman olarak çalışan kişilerin iş tarifinde belirtilmiş alanda tecrübeli ve uzman kişiler olmalarıdır. Danışman kişilerin sahip oldukları bilgiler hizmet verilen kuruluşun sahip olduklarından daha farklı ve yenilikçi olmalı, bu kuruluşa yeni bir şeyler katmalıdır. Ayrıca danışmanlar tarafsızlık ilkesine bağlı kalmak koşuluyla hizmet sağladığı kuruluşun çıkarlarını gözetmeli, elde ettiği sonuçları kurumla paylaşarak yol gösterici stratejiler oluşturmalıdır. Danışmanlık ne değildir sorusuna gelince.. Danışmanlık kuruluşların karşılaştıkları tüm sorunları çözüme kavuşturmak değildir. Danışman da birlikte çalıştığı kuruluşun yöneticisi veya personeli değildir. Diğer çalışanların hoşgörüsü kazanılmadan verim sağlanamaz. Asla yöneticilerin karar verme süreçlerine müdahale edilmemeli, emirler verilmemelidir.

2. KOBİLERİN İHTİYAÇ DUYDUĞU HİZMET ÇEŞİTLERİ 

Günümüzde KOBİ’ler işletmenin gelişimi için sürekli dışarıdan hizmet alımı yoluna gitmektedirler. Bunun temel sebebi küçük ve orta büyüklükte olan bu yapıların teknik bilgilerden yönetimsel bilgilere bir çok alanda kadrolarında uzman kişileri barındırmamalarıdır. Kendi yoğun iş tempolarından vakit ayırıp farklı alanlarda ihtiyaç duydukları bilgilere odaklanmaları zaman kaybı olarak görüldüğünden bu tip bilgileri danışman kuruluşlar aracılığıyla sağlamaktadırlar. Bu durumun temel sebebi ise sermayesi büyük işletmelere nazaran daha düşük seviyede olan bu kurumların nakit akışlarını dengede tutabilmek adına sürekli gelir getirici faaliyetlere yönelmeleridir.

KOBİ’ler başta olmak üzere birçok kurum ve kuruluş uluslararası kabul gelmiş aşağıdaki başlıklarda danışmanlık hizmetlerine ihtiyaç duymaktadır.

–    Yönetim Danışmanlığı
–    Üretim Danışmanlığı
–    İnsan Kaynakları Danışmanlığı
–    Pazarlama Danışmanlığı
–    Finans ve Muhasebe Danışmanlığı
–    Satın Alma Danışmanlığı
–    Ar-Ge Danışmanlığı
–    İdari Yönetim Danışmanlığı
–    Uluslararası İşlemler Danışmanlığı
–    Bilişim Danışmanlığı Bu danışmanlıklara ek olarak ülkemizde son yıllarda yaygın olarak başvurulan danışmanlık hizmetleri ise şu şekildedir;
–    Fizibilite ve İş Planı Hazırlama Danışmanlığı
–    Anahtar Teslim Fabrika Kurulumu ve Makine Yerleşimi Danışmanlığı
–    Eğitim Danışmanlığı –    Hibe ve Fon Danışmanlığı
–    Proje Yönetimi Danışmanlığı
–    Marka ve Patent Danışmanlığı Tüm bu danışmanlık alanlarında ülkemizde yüzlerce danışmanlık firması bulunmakta, birçok bireysel danışman hizmet vermektedir.

3. TÜRKİYE’DE DANIŞMANLIK FİRMALARI 

Ülkemizde faaliyet gösteren danışmanlık firmalarının yapısını incelediğimizde, büyük kuruluşların ulusal ve yerel danışmanlardan ziyade uluslararası kabul görmüş danışmanlık firmaları ile çalıştığını görmek mümkündür. Banka ve finans kuruluşlarının bu firmaları şart koşmaları daha küçük danışman firmalar için kapıları kapatmıştır. Türkiye’de büyük danışmanlardan geriye kalan firmalar ise daha ziyade birkaç uzmanın bir araya gelmesiyle oluşmuş küçük çaplı işletmelerden ibarettir. Bu işletmeler uluslararası danışmanlara taşeronluk yapmakta veya kendi tanıtım ve pazarlama çalışmaları sonucunda belirli bir müşteri grubuna ulaşmaktadırlar. Çoğunluğu emekli kişiler, uzman olduğu işten ayrılıp girişimde bulunanlar oluşturmaktadır.

Önemli olan verilen hizmetin tam anlamıyla içeriğinin netleştirilmesi, karşılıklı mutabakat sağlandıktan sonra sistematik bir şekilde müşteriye doğru bilgiyi aktararak sürecin her iki taraf için verimliliğini artırmaktır. Elde edilen sonuçların olumsuz olması boşa harcanan para ve boşa kaybedilen zamandan dolayı müşteri memnuniyetsizliği yaratmakta, alınan hizmete olan güveni azaltmaktadır. Bir başka sorun ise; Danışman firmaların mevcut insan kaynağı ve fiziksel kapasitelerinin üzerinde iş yapmalarıdır. Gereğinden fazla iş alan danışmanların hizmet kalitesi düşeceğinden başarı oranı da olumsuz bir şekilde etkilenmektedir.

Bir şirketin ekonomik performansının iyileştirilmesi, pazarlamada, maliyetlerde, üretimde, organizasyon ya da yönetimde değişikliklerle gerçekleştirilebilir. Bu nedenle şirketin yönetimi ile ilgili danışmanlık, yönetim danışmanlığının sadece bir unsurudur. Değişim gittikçe karmaşık köklü ve hızlı olmalıdır. Adaptasyon gereklidir. Danışmanlık gereklidir. Geriye bakmak yerine daha ziyade ileriye bakmak (ilerideki fırsatlara hazırlanmak) gereklidir.”

4. DANIŞMANLIK HİZMETİNE VERİLEN ÖNEM 

Avrupa Birliği ve Amerika gibi gelişmiş bölgelerde danışmanlık hizmetleri rekabet gücünü artırmada ve işletmeyi oluşturan bölümlerin gelişiminde etkin bir şekilde kullanılmaktadır. Özellikle Amerika’daki işletmeler birçok hizmeti dışarıdan alma yoluna gitmekte ve kendi bünyelerinde sadece ana faaliyet alanlarını yürütmektedirler. Amerika’daki şirketlerin dışarıdan hizmet alımı maliyetlerinin toplam giderlerin %40’ını aştığı söylenmektedir. Örneğin bir bilgisayar üreticisi firma, tasarım, mühendislik vb. birçok alt başlık için uzman danışmanlarla ve firmalarla çalışmaktadır. Türkiye’de ise danışmana bakış açısı çok daha farklıdır. Özellikle Anadolu’daki gelişmemiş bölgelerimizde danışmak olgusu arkadaşından bilgi alır gibidir. Muhasebeciden, avukattan, mühendisten sözlü olarak faydalanmaya çalışan iş adamları hala bu bilgileri ücret ödenecek değerde bilgiler olarak görmemektedir. Türk iş adamı ve yönetici profili kısa vadede somut fayda üretmeyen tüm danışmanlıklardan uzak durmakta ve uzun vadede kurumsal altyapı sağlayacak hizmetleri ise elinin tersi ile itmektedir. Birçok kişi ise danışmanlık hizmetini işi gücü olmayan kesimin uydurduğu içi boş ve anlamsız çalışmalardan ibaret saymaktadır. Elbetteki ülkemizde işletmelerin birçoğunun finansman sıkıntısı yaşarken uzun vadeli bakış açısına sahip olmaları gelişmiş ülkelerdeki kuruluşlara nazaran daha az rastlanır bir durumdur. Ancak yine de kendisini gelişmeye adamış bir kuruluş mutlaka bilmediği alanlarda danışmanlık desteğine başvurmalı ve doğru bir yöntem kullanılarak alınan danışmanlığın verimliliğe katkı sağladığını unutmamalıdır. Bir diğer husus ise devletin danışmanlara herhangi bir desteğinin olmamasıdır. Ağır vergisel yükümlülüklerle danışmanlık girişimlerinin caydırılması, uluslararası çaptaki danışman firmaların öncelikli olarak tercih edilmesi ve yine ülkemizin vazgeçilmezlerinden olan tanıdık firmalara uzmanlıkları sorgulanmaksızın iş yaptırılması sektörün gelişmek isteyen firmalarının önünü tıkamaktadır.

5. DOĞRU DANIŞMANI SEÇME YÖNTEMLERİ

Aslında tüm mesele danışman firmanın kendini çok iyi ifade edebilmesi ve müşterinin de doğru danışmanla doğru işi uygun yöntem seçerek yapması ile çözülebilir. Danışmanlık hizmetine başvuracak müşteri gruplarının danışman seçerken aşağıdaki hususları dikkate almaları gerekmektedir.

Nitelikli personel: Danışman kişi veya kuruluşta tarifi yapılan işi yapacak uzman kadronun özgeçmişi mutlaka incelenmeli ve tekli isterken bu özgeçmişlerin de teklife eklenmesi talep edilmelidir.

Referanslar (İş bitirme): Belki de en önemli göstergelerden birisi firmanın daha önce başka kuruluşlara benzer alanda hizmet verip vermediğidir. Sektöre yeni girmiş danışmanlarla karşılaşıldığında ise (danışmanlık sektörü sürekli yeni danışmanların türediği bir sektördür) firmadaki uzman kadronun özgeçmişlerindeki iş bitirmeleri de referans olarak baz alınabilir.

Organizasyon yapısı: Danışmanlık hizmeti birkaç kişiden alınacaksa veya bir firmanın koordinasyonunda yürütülecekse mutlaka işi hangi organizasyon yapısı ile yapacakları sorulmalıdır.

Deneyim: Uzun yıllar çalışmış deneyimli firmalar öncelikli olarak tercih edilebilir. Bu firmalar zaman içerisinde yaptıkları çalışmalarıyla sektörde yer edinmiş, genellikle güvenilir firmalardır.

Yeterli teknik donanım: Son olarak yapılacak iş için teknik donanıma itiyaç varsa hizmet kapsamında hangi ekipmanlarla çalışılacağı da yine danışmana sorulmalıdır. Özellikle mühendislik ve Ar-Ge çalışmalarında laboratuvar ekipmanları ile test yapılması gibi hizmetin tamamlayıcısı faaliyetlere ihtiyaç duyulabilir.

6. DANIŞMAN FİRMA İLE ÇALIŞMA SÜRECİ 

Siz de dışarıdan hizmet alımına giderek danışmanla çalışmaya karar verdiyseniz, aşağıdaki işlemlerin her birini uygulayarak ihtiyacınıza uygun en doğru danışman firmayı belirleyebilir, tanımlanmış hizmet alımınızı başarılı bir şekilde gerçekleştirebilirsiniz.

İHTİYACI BELİRLEME: Bu aşamada kuruluş öncelikle kendini analiz etmeli, sorunlarını ve ihtiyaçlarını netleştirmelidir. İhtiyaç duyulan bilgi teknik mühendislik bilgisi de olabilir, pazarlama konusunda alternatif yöntemlere erişim de. Önemli olan kuruluşun kendi bünyesinde mevcut kaynaklarıyla çözüme kavuşturamadığı sorununu alanında uzman kişilerin desteği sayesinde çözebilecek olmasıdır.

ARAŞTIRMA: hangi alanda danışmanlık hizmetine ihtiyacınızın olduğu belliyse, bu alanda faaliyet gösteren danışman kişi veya kurumlara ulaşılması gerekir. İnternet üzerinden araştırma yapılacağı gibi aynı sorun için danışman kullanmış sizin gibi kuruluşlardan fikir almak da fayda sağlayabilir.
TANIŞMA: Daha önce benzer iş yapmış ve deneyimli kadrosu olduğuna inanılan birkaç danışman davet edilir ve süreçler hakkına fikir alışverişinde bulunulur.

İŞİN TARİFİ: daha önceden belirlenmiş iş tanımı detaylandırıldıktan sonra bu iş için beklentilerin ne olduğu danışmana iletilir.

TEKLİF ALMA: danışman kişi veya kurumlar, yapılan iş tarifine uygun olarak teknik ve mali açıdan tekliflerini sunarlar.

SEÇİM VE İŞİN YAPILMASI: Gelen teklifler arasından istenen düzeyde bilgi ve deneyime sahip kuruluşlardan en düşük fiyat teklifi veren firma seçilir ve karşılıklı sözleşme imzalanarak hizmetin alım süreci başlatılır.

SONUÇ VE UYGULAMA: Danışman tarafından belirli zaman aralığında daha önceden tanımlanmış iş yapılır ve işin sonucu bir rapor halinde yöneticilere sunulur. Böylece danışmanlık hizmeti alım süreci tamamlanmış olur.

İstanbullu Danışmanlık kuruluşundan itibaren 600’ü aşkın projeye hibe kazandırmıştır. Bu projeler; ağırlıklı KOBİ’ler olmak üzere Sivil Toplum Kuruluşları ve Yerel Yönetimler tarafından uygulanmaktadır.

İstanbullu Danışmanlık, tüm Türkiye’de yer alan firmalara, derneklere, vakıflara, kurum ve kuruluşlara proje ve hibe destekleri konusunda hizmet vermektedir. Şimdiye kadar birlikte çalışılan müşteriler 72 farklı ilde ikamet etmektedir. Dolayısıyla, her yerden gelen talepler değerlendirilmekte ve planlanan yatırım için proje başvurusu yapılabilmesi durumunda, pazarlama ve satış temsilcileri ilgili işletmeyi / kuruluşu yerinde ziyaret ederek analiz çalışması gerçekleştirmektedir.

Bir işletme, İstanbullu Danışmanlık’a aşağıdaki durumlarda başvurabilir;

• Yapmak istediği yatırım için fon arayışı içerisindeyse
• Yapmak istediği yatırım için KDV muafiyetinden yararlanmak istiyorsa
• Hukuksal alanlarda ihtiyaçlarını karşılamak istiyorsa
• İnovatif ürünler geliştirmek ve ya işletmenin teknolojik gereksinimlerini tamamlamak isteniyorsa
•  Ürün üretiminde mühendislik gereksinimlerin karşılanması gerekliyse
•  Verimli iş ve iş yönetimi hedefleniyorsa
•  Veri depolama, arşivleme ve veri güvenliği alanlarında çözüm aranıyorsa

Yapmak istediği yatırım için fon arayışı içerisindeyse: Firmanın faaliyet gösterdiği sektör, ikamet ettiği şehir, yatırımın yapılmak istendiği şehir ve planlanan yatırımın kapsamı (makine-ekipman alımı, inşaat, tanıtım çalışmaları, yönetim sistemleri danışmanlığı vb.) birlikte değerlendirilerek, firmanın hibe desteği için başvurabileceği, yatırımına uygun bir programın olup olmadığı araştırılır. Uygun açık program olması durumunda, firma yerinde ziyaret edilerek proje faaliyetleri netleştirilir. Firmadan alınan bilgilerden yararlanılarak, İstanbullu Danışmanlık Uzman Proje Geliştirme kadrosu tarafından firmanın ve yatırımın detaylı bir şekilde aktarıldığı proje dosyası hazırlanır. Projenin hazırlanmasının ardından firmayla mutabık kalınarak proje dosyasının ilgili hibe kuruluşuna teslimi sürecinde firmaya destek verilir.

Yapmak istediği yatırım için KDV muafiyetinden yararlanmak istiyorsa: Devlet teşviklerinden yararlanmak isteyen işletmelerin, Hazine Müsteşarlığı’ndan KDV muafiyeti için teşvik belgesi almaları gerekmektedir. İstanbullu Danışmanlık teşvik belgesi almak isteyen tüm işletmelere hizmet vermektedir.
Yönetim sistemleri danışmanlığı almak istiyorsa: İşletmeler ISO 9001, OHSAS 18001, ISO 14001, ISO 22000 vb. tüm yönetim sistemleri ihtiyaçları için İstanbullu Danışmanlık’a başvurabilirler. İstanbullu Danışmanlık bünyesindeki uzman kadro, işletmelerin yönetim sistemlerinin kurulması ve geliştirilmesi sürecinde danışmanlık hizmeti vermektedir.

Kar amacı gütmeyen kuruluşlar için de hibe destekleri bulunmaktadır. Dernekler, vakıflar, yerel yönetimler, kamu kurum ve kuruluşları İstanbullu Danışmanlık’ın hizmet verdiği müşteri portföyü içerisinde yer alan diğer tüzel kişilerdir. Bu yapılara ağırlıklı olarak Avrupa Birliği ve Kalkınma Ajansı hibe desteklerinden yararlanmaları için proje hazırlama hizmeti verilmektedir. Bu sayede, sivil toplum kuruluşları, gerçekleştirdikleri projelerle var olma amaçlarına uygun faaliyetleri kamu yararına uygulama şansını elde etmekte, yerel yönetimler ise altyapı çalışmalarını elde ettikleri fon destekleriyle hızlandırabilmektedir.